회의록 작성 마스터가 되는 비법 및 최신 트렌드

회의는 진행하지만 해당 회의에 대한 정리가 없으면 어떤 내용을 진행하였는지 나중에는 떠오르지 않죠. 따라서 회의를 진행할 때면 회의록 작성이 매우 중요합니다. 이번 블로그에서는 회의 내용을 명확하고 간결하게 기록하는 핵심 노하우를 소개하여 드릴 테니 추후 기회가 된다면 따라서 작성해 보시기 바랍니다.

 

 

 

회의록이란 무엇인가?

 

회의록은 회의의 주요 내용, 결정 사항, 논의 과정 등을 기록한 문서로, 회의 후 참석하지 못한 사람들에게 회의 내용을 전달하고, 이후 업무 추진하는 데 중요한 역할을 합니다. 또한, 회의 결과를 검토하고 평가하는 자료로 활용될 뿐만 아니라, 회사의 중요한 의사 결정 기록으로 남아 향후 비슷한 사안 발생 시 참고 자료가 될 수 있습니다. 

 

 

회의록 작성의 중요성

 

• 정보 공유 : 회의 참석자 외 다른 사람들에게도 회의 내용을 정확하게 전달하여 정보 공유를 촉진합니다.
• 의사 결정 지원 : 회의 논의 과정과 결정 사항을 명확하게 기록하여 이후 업무 추진 및 의사 결정에 활용됩니다.
• 책임 소재 명확화 : 논의 내용과 결정 사항, 업무 분담 및 기한 등을 명확하게 기록하여 책임 소재를 명확히 합니다.
• 회의 개선 : 이전 회의록을 참고하여 회의 진행 방식 개선 및 효율성 증대에 활용됩니다.
• 법적 증거 : 회의 결과에 대한 분쟁 발생 시, 법적 증거 자료로 활용될 수 있습니다.

 

 

효과적인 회의록 작성을 위한 핵심 요소

 

명확한 목표 설정

회의록 작성 전에 회의록 작성의 목적을 명확하게 설정해야 합니다. 회의에 참석하지 못한 사람들에게 회의 내용을 전달하는 것이 목적인지, 이후 업무 추진을 위한 구체적인 지침을 제공하는 것이 목적인지, 회사의 공식 기록으로 남기는 것이 목적인지에 따라 작성 내용과 방식이 달라질 수 있습니다.

 

체계적인 구성

회의록은 일반적으로 다음과 같은 항목으로 구성됩니다.

 

• 회의 정보 : 회의 제목, 회의 날짜 및 시간, 회의 장소, 회의 주제, 참석자 명단 등
• 의제 : 회사에서 논의할 주제 목록
• 회의 내용 : 각 의제 항목별 논의 내용, 주요 의견, 결정 사항 등
• 결론 및 다음 조치 : 회의에서 도출된 결론 및 향후 추진 계획, 다음 회의 일정 등
• 첨부자료 : 회의와 관련된 첨부 자료 목록

 

간결하고 명료한 문장

회의록은 회의 내용을 정확하게 전달하는 것이 중요하므로, 간결하고 명료한 문장을 사용해야 합니다. 전문 용어나 어려운 표현은 최대한 사용을 피하고, 누구나 쉽게 이해할 수 있는 표현을 사용해야 합니다. 또한, 불필요한 장식어나 표현은 삭제하고, 핵심 내용만을 명확하게 작성해야 합니다.

 

객관적인 기록

회의록은 개인적인 의견이나 감정을 포함하지 않고 객관적인 사실만을 기록해야 합니다. 회의 참석자들의 발언 내용을 정확하게 기록하고, 회의 분위기나 참석자들의 반응 등을 개인적인 해석 없이 그대로 기록해야 합니다.

 

정확한 정보

회의록에 기재된 정보는 정확해야 합니다. 회의 날짜, 시간, 장소, 참석자 명단, 의제, 논의 내용, 결정 사항 등 모든 정보가 정확해야 합니다. 또한 숫자, 사실, 인용문 등은 정확하게 기록될 필요가 있습니다.

 

 

회의록 양식.hwp

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회의록 양식2.hwp

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회의록 양식3(엑셀).xlsx

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최신 회의록 작성 트렌드

 

최근에는 디지털 기술 발전과 더불어 회의록 작성 방식에도 변화가 일어나고 있습니다. 

 

실시간 회의록 작성 도구 활용

실시간 회의록 작성 도구를 활용하면 진행 중에 자동으로 회의록을 작성할 수 있습니다. 이러한 도구는 인공지능 기술을 사용하여 발언 내용을 음석 인식하고, 주요 내용을 추출하여 회의록을 작성합니다. 실시간 회의록 작성 도구를 활용하면 회의록 작성 시간을 현저히 줄이고, 정확도를 높일 수  있습니다.

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클라우드 기반 회의록 관리 시스템 도입

클라우드 기반 회의록 관리 시스템을 도입하면 회의록을 안전하게 보관하고 관리할 수 있습니다. 또한, 참석자들이 회의록을 쉽게 검색하고 공유할 수 있도록 지원합니다. 클라우드 기반 회의록 관리시스템을 활용하면 회의록 작성 및 관리 효율성을 높일 수  있습니다.

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시각 자료 활용

회의록에 시각 자료를 활용하면 회의 내용을 더욱 이해하기 쉽게 만들 수 있습니다. 핵심 내용을 요약한 그래프, 표, 이미지 등을 활용하면 회의록의 가독성을 높이고, 주요 내용을 빠르게 파악할 수 있도록 도와줍니다.

 

행동 기반 회의록 작성

행동 기반 회의록은 단순히 회의 내용을 기록하는 것을 넘어, 회의에서 도출된 결정 사항과 다음 단계별 구체적인 행동 계획을 명시하는 방식입니다. 행동 기반 회의록을 활용하면 회의 결과를 실제 행동으로 이어나가는 데 효과적입니다.

 

 

마치며...

 

회의록은 회의의 중요한 결과물이며, 이후 업무 추진 및 의사 결정에 활용되는 중요한 자료입니다. 따라서 회의록 작성은 신중하게 그리고, 정확하게 이루어져야 합니다. 본 글에서 소개한 회의록 작성법 및 최신 트렌드를 참고하여 회의록 작성 마스터가 되는 길로 나아가시면 좋겠습니다. 감사합니다.

 

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